L’évènementiel (séminaires, congrès, conférences, forums, etc.) génère beaucoup de papier, beaucoup trop. Agendas, présentations, notes, études, reçus, billets, bordereau de banquet, factures, listes de participants, certificats, cartes de visite, dépliants, badges d’identité, annonces, inscriptions, notes de service, bulletins d’information, lettres de remerciement, et la liste peut être encore longue.
La dématérialisation d’un event apparaît comme une tâche ardue, mais même s’il est difficile d’éliminer du jour au lendemain toute forme de support papier, rien n’empêche d’adopter une démarche progressive qui tend vers cet objectif. Le zéro papier économise du temps et de l’argent, et réduit le gaspillage. Si l’opération est bien conduite, les participants seront plus engagés et l’événement sera certainement plus convivial.
Comment y arriver ?
En profitant des avancées technologiques pour maintenir les événements fluides et pratiques, avec l’avantage supplémentaire de réduire la consommation de papier. Les inscriptions peuvent se faire en ligne. Les avis et les annonces sont affichés numériquement au lieu d’être imprimés.
Les applications de conférence (event app) permettent aux participants d’intégrer un réseau d’utilisateurs via l’application. Les organisateurs de la manifestation peuvent envoyer à l’ensemble du groupe ou à des personnes spécifiques des notifications push telles que des changements d’horaires ou une alerte pour un iPhone perdu.
99% des participants à une conférence possèdent un smartphone et l’auront vraisemblablement à portée de main durant l’évènement. Les participants peuvent facilement accéder à tout le contenu et aux informations de la conférence sur leur téléphone, éliminant ainsi le besoin de papier.
Quelle valeur ajoutée ?
Une bonne application doit être facile d’utilisation, conviviale à la fois pour l’utilisateur final et le gestionnaire d’applications et efficiente en termes de coût. Les possibilités d’utilisation sont infinies. Voici une liste assez complète des usages permis par les applications pour événements les plus populaires :
Les applications pour events doivent fournir des instructions et des informations sur l’évènement; connecter les participants, sponsors et vendeurs; comprendre les biographies des conférenciers ainsi que des liens et des images appropriés; afficher un ordre du jour détaillé et en un coup d’œil; poster et envoyer des alertes et des mises à jour aux participants; se connecter aux médias sociaux; inclure des informations importantes sur les contacts de l’événement; comprendre des logos et des liens pour les principaux sponsors; comporter un plan des exposants, dispatcher aux participants des sondages sur les cours et un sondage d’ensemble à la fin de l’événement; etc.
En assurant toutes ces tâches, l’application permet d’éliminer une grande partie du papier qui entre dans l’organisation d’un événement. Les participants peuvent interagir avant, pendant et après la conférence ce qui enrichi le débat et fourni aux organisateurs un précieux feedback.
La tâche des organisateurs ne s’arrête cependant pas à la création d’une application pour l’évènement. Les organisateurs devront sensibiliser les participants aux avantages de l’application afin qu’ils soient motivés pour la télécharger et l’utiliser.
A moyen terme, on peut s’attendre à ce que les applications mobiles ne soient plus un gadget cool mais qu’elles soient exigées et attendues par les participants.
Benchmarks
Yapp est le leader des outils de création d’applications mobiles complètes et interactives pour conférences, réunions, formations et groupes de toutes tailles. L’application Yapp est disponible sur Google Play et Apple Store. Le site GetApp fournit aussi des détails sur les fonctionnalités de Yapp.
Yapp a publié un tableau comparatif des principales applications évènementielles disponibles aux USA avec leurs prix et caractéristiques.
De son côté, Eventbrite propose une liste des meilleures applications mobile par type d’évènement.
© RIBH
Le Journal RIBH 
Pour des événements zéro papier, KAYO (https://kayo.fr) est là :)
@ El Ouahdoudi :
Les applications telles que Yapp et celles qui sont citées dans leur comparatif sont des outils qui permettent de développer une application spécifique pour une manifestation dans n’importe quel pays. Elles peuvent très bien être utilisées au Maroc.
dommage que vous ne parlez pas d’app marocaines, si elles existent?